ПОЛІТИКА ЩОДО КОНФЛІКТІВ ІНТЕРЕСІВ

Вернуться в Стратегия Ассоциации

“ЗАТВЕРДЖЕНО”
Правлінням
ВГО “Асоціація учасників ЗПТ України
« 20 » березня 2010 року

ПОЛІТИКА ЩОДО КОНФЛІКТІВ ІНТЕРЕСІВ

Ця політика є інструкцією щодо виявлення та виправлення ситуацій, в яких виникають конфлікти інтересів.

1. Основні положення

1.1. ВГО «Асоціація учасників програм ЗПТ України» (далі – Асоціація) усвідомлює необхідність:
- Проводити діяльність урівноважено, дотримуючись морально-етичних норм, співпрацюючи з усіма сторонами, на засадах прозорості та відкритості.
- Не допускати компрометуючого впливу комерційних інтересів на виконання обов’язків та зобов’язань.
- Залучати в процес прийняття рішень зацікавлені зовнішні сторони, в тому числі, експертів, зацікавлених осіб, міжнародних донорів та місцеві неурядові організації.
1.2. Мета цієї політики полягає у забезпеченні справедливості прийняття рішень в Асоціації, захисті репутації та інтересів організації, а також забезпеченні достатнього рівня довіри та впевненості широкого загалу в діяльності Асоціації.
1.3. Конфлікт інтересів будь-кого з членів органу управління Асоціації чи Ревізійної комісії має бути розглянутим та вирішеним Наглядовою радою Асоціації. В цьому випадку для застосування цієї Політики термін «Ревізійна комісія» необхідно замінити на термін «Наглядова рада».

2. Визначення

Особа-суб’єкт: це член будь-якого органу управління Асоціації, співробітник, консультант, експерт, та член будь-якого комітету або комісії, які створені з метою забезпечення процесу укладення трудових угод, надання грантів чи проведення закупівель в Асоціації.
Асоційована особа: батьки особи-суб’єкта, чоловік/дружина, громадянський чоловік/дружина, дитина, брат/сестра, партнер по бізнесу, чи інша фізична особа, яка є роботодавцем особи-суб’єкта, чи з якою вона проводить переговори чи вже досягла згоди про майбутнє працевлаштування.
Асоційована організація: це (i) юридична особа, членом органів правління якої є особа-субє’кт, або співробітником, чи консультантом, і яка отримує чи може отримати фінансування від Асоціації, чи з якою Асоціація встановила договірні чи інші правові відносини; або (ii) будь-яка юридична особа, з якою особа-суб’єкт веде переговори чи вже досягла згоди про майбутнє працевлаштування.
Особисто та суттєво: Брати участь особисто означає брати безпосередню, активну та особисту участь, в тому числі, наприклад, здійснення права голосу на засіданнях органу управління. Брати участь суттєво означає, що залучення до участі особи-суб’єкта може з необхідністю мати своїм наслідком прийняття чи неприйняття певного рішення, в тому числі, наприклад, якщо особа-суб’єкт є розробником тендерних (конкурсних) оголошень, тощо.
Безпосередній і передбачуваний вплив: це безпосередній наслідок прийнятого рішення, явний та загальнозрозумілий на момент прийняття рішення.
Комерційний інтерес: стосується будь-якого виду зацікавленості, що має грошовий вираз, як-от щомісячна заробітна платня, визначення вартості послуг, інвестиція, ліцензійні платежі (роялті), і т.д., суми, що перевищують 500 грн. (п’ятсот українських гривень).
Ревізійна комісія: це постійна комісія, одне з статутних завдань якої полягає в сприянні втіленню положень цієї Політики. Склад комісії визначається шляхом прямих виборів на Конференції Асоціації. Комісія складається з 3 членів, один з яких виконує функції Секретаря Ревізійної комісії. призначеного для надання консультацій Ревізійній комісії та іншої допомоги у її роботі.

3. Визначення конфлікту інтересів
3.1 Конфлікт інтересів може бути ДІЙСНИМ та/ чи МОЖЛИВИМ.
3.1.1. ДІЙСНИЙ конфлікт інтересів має місце у випадках, коли особа-суб’єкт бере особисту й суттєву участь у межах своїх офіційних повноважень у вирішенні конкретного питання, в якому, як їй відомо, вона чи асоційована особа або асоційована організація має комерційний інтерес, якщо вирішення цього конкретного питання справить безпосередній і передбачуваний вплив на предмет цього інтересу.
3.1.2. МОЖЛИВИЙ конфлікт інтересів має місце, коли наявний та менш очевидний комерційний інтерес особи-суб’єкта чи асоційованої особи або асоційованої організації може призвести до виникнення будь-якої з вищезазначених ситуацій. Після відповідного розголошення та вивчення фактів, вся діяльність, що містить потенційний конфлікт інтересів може вважатись допустимою і такою, що не містить конфлікту інтересів.
3.1.3. Конфлікт інтересів не має місця за визначенням у випадках, коли особа-суб’єкт чи асоційована особа або організація можуть отримати розповсюджену вигоду — тобто, індивідуальну вигоду як частину загальної вигоди, яка надається великому числу осіб, наприклад, у вигляді покращення доступу до медичних послуг, як наслідок зазначених дій особи-суб’єкта чи асоційованої особи.

4. Працевлаштування подружжя, членів родини

З метою забезпечення принципу рівності можливостей, якщо працівник Асоціації дізнається, що особа, з якою він/ вона знаходитесь у подружніх, родинних зв’язках, отримала від Асоціації пропозицію роботи (перед цим пройшовши конкурсний відбір на рівних засадах із іншими пошукачами), цей працівник має сповістити про це безпосереднього керівника. Роботу може бути надано, якщо це не впливатиме на цілісність та незалежність фінансового чи іншого управлінського контролю в організації чи певному відділі. Можливо, виникне потреба в адаптації структур для забезпечення потрібного відокремлення посадових обов’язків.

5. Прозорість та розголошення фактів про конфлікт інтересів
5.1. Кожна особа-суб’єкт зобов’язана повідомляти про будь-який конфлікт інтересів, в тому числі, конфлікти, пов’язані з асоційованими особами та організаціями, а також про суть цього конфлікту, щойно їй стає відомо про існування або обґрунтовану можливість виникнення такого конфлікту. По факту виникнення конфлікту подається декларація. Ці декларації конфіденційно зберігатимуться у Виконавчого директора Асоціації.
5.2. У випадку, якщо про конфлікт інтересів особи-суб’єкту широко відомо всередині Асоціації, при чому Ревізійна Комісія не приймає жодних рішень з цього приводу, доки Комісія не видала особливої постанови, особа-суб’єкт вважається такою, що не має конфлікту інтересів.

6. Процедура, якій має слідувати Ревізійна комісія у разі виникнення конфлікту інтересів
6.1. Про всі конфлікти інтересів необхідно негайно повідомляти Ревізійну комісію у письмовій формі через Секретаря комісії. Схвалюється проведення консультацій між співробітниками та членами Комісії з питань, що виникають у ході впровадження цього керівництва.
6.2. Ревізійна комісія зобов’язана розглядати розголошені факти протягом не більше ніж 15 робочих днів з моменту отримання відповідної декларації, визначаючи чи дійсно існує конфлікт інтересів або існує лише можливий конфлікт інтересів та вирішувати чи надати дозвіл, згідно з яким участь особи-суб’єкта в обговоренні питання, що стало джерелом конфлікту інтересів, може бути обмежено.
6.3. Рішення Ревізійної комісії приймаються більшістю голосів усіх членів Ревізійної комісії, що мають право голосу.
6.4. Після того, як було визнано існування конфлікту інтересів, особа-суб’єкт не братиме участі в розгляді питань, що стали причиною виникнення конфлікту інтересів без дозволу, виданого Ревізійною комісією. Це означає, що особа-суб’єкт не голосуватиме, не виступатиме, не братиме участь у будь-якій іншій формі в прийнятті рішень стосовно питання, виходитиме з приміщення без пояснення причини перед початком обговорення, не голосування з приводу питання, хіба що Ревізійна комісія надасть такій особі-суб’єкту дозвіл (у вигляді резолюції). Дозвіл може визначати різні рівні залучення, в залежності від рішення Ревізійної комісії. Наприклад, особа-суб’єкт може отримати право надавати інформацію з технічних питань, але не рекомендації. Або вона зможе бути присутньою на засіданнях з метою виконання адміністративних обов’язків, але утримається від участі у обговоренні певних питань, що стали причиною виникнення конфлікту інтересів. Прізвища осіб-суб’єктів, що мають конфлікт інтересів, і які беруть участь у певному засіданні, де обговорюються питання, що містять конфлікт інтересів, будуть занесені до протоколу засідання.
6.5. Якщо виявиться, що особа-суб’єкт має конфлікт інтересів, про який не було повідомлено згідно з процедурою, означеною вище, чи Ревізійна комісія має ґрунтовні підстави вважати, що особа-суб’єкт не повідомила про конфлікт інтересів, Ревізійна комісія поінформує особу-суб’єкта про обставини, на підставі яких Ревізійна комісія зробила такий висновок та надасть особі-суб’єкту можливість пояснити ймовірні наміри приховати конфлікт інтересів. Якщо після отримання пояснення та подальшого розслідування (що може бути ініційовано), Ревізійна комісія дійде висновку, що вказана особа-суб’кт дійсно приховала конфлікт інтересів, це, можливо, потягне дисциплінарну відповідальність у відповідності з законом України, яку має ініціювати виконавчий директор Асоціації по відношенню до особи-суб’єкта, або ж інші відповідні дії. В подібних випадках Ревізійна комісія може також звернутись до Конференції Асоціації з пропозицією позбавити особу-суб’єкта членства в органах управління Асоціації, якщо вона такою є.

7. Подарунки

В ході своєї діяльності Асоціація не прагне отримати переваги, даючи чи отримуючи неприйнятні подарунки, вияви гостинності, грошові винагороди.

7.1. Подарунки
Тому працівники Асоціації не повинні приймати від чи робити особам, з якими контактує Асоціація, подарунки або послуги (готівкою або в іншій формі), які мають комерційну цінність та можуть розглядатись як заохочення чи подяка за певну роботу. Це правило стосується існуючих та потенційних контактів Асоціації.
Єдиним виключенням із цього правила є ситуації, коли подарунок має номінальну (символічну) вартість та є щирим проявом подяки, і його прийняття чи дарування не розцінюється як недостойна чи невідповідна поведінка: наприклад, скромний невимушений подарунок, вартість якого не перевищує 20 доларів США, за умови, що загальна вартість отриманого від або подарованого одній людині за календарний рік не перевищує 50 доларів США.
Подарунки, отримані працівниками для Асоціації як організації, передаються до Асоціації як добровільна безкорислива пожертва згідно Закону України «Про благодійництво та благодійні організації».
В разі, якщо ввічлива відмова від подарунку може видатись образливою, чи поставити під удар інтереси Асоціації, працівник має звернутись за порадою як діяти далі до Виконавчого директора, або до членів Правління

7.2. Вияви гостинності
Подібним чином, у ході виконання професійних обов’язків, заборонено приймати або пропонувати іншим вияви гостинності, що виходять за межі традиційної та звичайної гостинності. Якщо у працівників виникли сумніви, вони мають звернуться за порадою до Виконавчого директора, або до членів Правління.

7.3. Грошові винагороди
Перед працівниками Асоціація може постати ситуація, коли правила, визначені в цьому розділі Положення, суперечать місцевій діловій практиці. Це особливо складна сфера, і наступні інструкції мають на меті захистити Виконавчого директора, вище виконавче керівництво або іншого представника персоналу, які постали перед подібною дилемою.
В ході роботи Асоціації з контактними особами з приватного сектору та державними службовцями очікується, що персонал та консультанти Асоціації діятимуть чесно та порядно. Не припустимо пропонувати чи приймати грошові винагороди, пропонувати матеріальне заохочення, комісійні або подібні виплати.
Якщо існують сумніви щодо будь-якого платежу, Виконавчий директор або члени Виконавчої дирекції мають звернутись за додатковим роз‘ясненням до Правління Асоціації.
З метою дотримання етичних норм, персонал Асоціації має уникати участі у справах, що суперечать чи заважають діяльності Асоціації чи в будь-який інший спосіб можуть негативно вплинути на інтереси організації. Вони мають також уникати використання посадового становища співробітника Асоціації з метою отримання персонального зиску чи переваги.

7.4. Політика щодо конфлікту інтересів
Персонал Асоціації має дотримуватися положень політики щодо конфлікту інтересів.

7.5. Робота за сумісництвом (поза межами Асоціації)
Асоціація очікує, що його працівники повідомлятимуть організацію про свої наміри виконувати оплачувану роботу, працювати консультантом, чи працювати поза межами Асоціації.

7.6. Інша діяльність (поза межами Асоціації)
Загалом, Асоціація заохочує діяльність за рамками організації та не прагне перешкоджати такій діяльності. Беручи активну участь у житті місцевої громади, в Україні чи за кордоном, співробітники Асоціації отримують можливість розширювати коло своїх контактів. Разом із цим, потрібно уникати діяльності, яка може нанести шкоду Асоціації чи негативно відбитись на організації. Наприклад, висловлюючи в письмовій чи усній формі соціальні чи політичні погляди, працівники Асоціації мають чітко зазначити, що висловлюють свої власні погляди, а не думку організації.

7.7. Офіційні заяви про Асоціацію
Офіційні заяви для засобів інформації чи зовнішніх партнерів Асоціації завжди мають слугувати зміцненню доброї репутації Асоціації. Працівники Асоціації не повинні робити заяви, які можуть нанести шкоду репутації організації, або понизити довіру до організації. Цьому принципу мають відповідати коментарі, які стосуються організації Асоціації, чи колег в Асоціації, незалежно від того, чи є ці коментарі офіційними чи неофіційними. «Процедури спілкування з пресою та журналістами» дають детальніші роз’яснення з цього питання.

7.8. Використання коштів та ресурсів Асоціації
Працівники Асоціації не повинні використовувати кошти, інфраструктуру чи ім‘я організації з метою досягнення зиску чи у приватних інтересах.
Забороняється використовувати техніку, матеріали, комп’ютерні системи, чи інші ресурси, що належать Асоціації, для виконання будь-якої позаштатної діяльності без отримання попередньої згоди керівника. Спорадичне використання електронної пошти, телефону, Інтернет дозволяється для вирішення нагальних приватних справ. Усі інші виключення з цього загального правила мають бути узгоджені з безпосереднім керівником.

8. Реагування щодо зловживань та грубих порушень (Політика щодо попередження і розкриття порушень та захисту відповідної активності працівників)

Асоціація зобов’язана керуватись найвищими стандартами професійної етики та підзвітності організації. Якщо стало відомо про значні випадки зловживань – існуючих чи можливих – працівники Асоціації мають повідомити про них згідно з положеннями Політики щодо попередження і розкриття порушень та захисту відповідної активності працівників. (Приклади порушень включають крадіжки, шахрайство, неправдиве звітування та записи та серйозні порушення Етичного кодексу).

9. Зобов’язання щодо розголошення фактів

9.1. Судова процедура
Якщо працівник Асоціації притягається до відповідальності у судовому порядку, чи має судимість, що може зашкодити репутації Асоціації, або надати негативного розголосу у пресі, працівник має про це повідомити організацію.

9.2. Інші ситуації
Можуть виникнути інші ситуації, в яких нерозголошення інформації може зашкодити інтересам Асоціації: якщо працівник Асоціації має сумніви чи надавати інформацію, потрібно обговорити це з безпосереднім керівником.

9.3. Опрацювання розголошених фактів
Вся особиста інформація, яка стала відомою в процесі діяльності особи-суб’єкта, є конфіденційною та не може бути передана третім особам без згоди особи-суб’єкта.

10. Порушення Етичного кодексу та Положень

Порушення Кодексу та Положень може потягнути за собою дисциплінарну відповідальність. Перед тим, як застосувати формальні дисциплінарні санкції, Правлінням буде проведено розслідування з інформуванням про його результати під час наступної Конференції Асоціації (та/або на офіційному сайті Асоціації). Під час розслідування, що маєж тривати не більше 15 робочих днів з моменту реєстрації порушення, буде взято до уваги відповідні обставини, в тому числі: серйозність порушення як такого, чи отримав відповідний співробітник достатню інформацію аби усвідомити, що його дії являли собою порушення. Це правило, зокрема, буде застосовуватися, якщо відповідна частина Етичного кодексу не містить посилання на окрему інструкцію чи вимогу.

11. Координаційні механізми в країні

В рамках компетенції цієї політики, його впливу на програмну діяльність Асоціації як виконавця програм, суб-реципієнта чи в будь-якій іншій ролі, особа-суб’єкт має відповідно з правилами, самостійно та разом із асоційованою організацією в якнайкращий спосіб забезпечувати прозоре та ефективне функціонування українських координаційних механізмів та оперативно попереджувати конфлікти інтересів.

12. Розповсюдження та перегляд Політики
12.1. Примірник цього керівництва буде надано особам-суб’єктам та розміщено на веб-сайті Асоціації.
12.2. Це керівництво підлягає перегляду Ревізійної комісії Асоціації та має бути затверджено Правлінням Асоціації.

13. Декларація про конфлікт інтересів
Всі члени Асоціації та члени його органів управління (Правління, Виконавчої дирекції та Наглядової Ради) мають ознайомитися з даним Положенням.
Якщо особа стала членом Асоціації, її комісій та Рад, то вважається, що він (вона) дала згоду щодо дотримання правил цього положення та несе відповідальність за неналежне його виконання.